北京大学深圳医院院长 陈芸
“管理难、质控难、维修难、效益分析难”是大型公立医院医疗设备固定资产管理的难题。为破解这一难题,北京大学深圳医院以数字信息化为依托,构建集“采、管、养、控”于一体的“设备全生命周期数字化管理”系统,形成了管理可视化、效益分析动态化、运行监控精细化、定位使用轨迹化、维修保养社会化的“五化”管理模式。
01 医疗设备管理有四难
医疗设备数量品种繁多,导致管理难。由于医疗设备数量庞大、品种繁多,医院在购置时项目多,购置准备工作繁杂,周期长。在进行盘点清查时,如果使用人工盘点,往往只能关注有无设备,而对每台设备的存放、使用、定期保养、维护等情况,以及调拨和使用效能监控难度大。如果医院没有建立从购置到报废的日常统筹跟踪机制,实物、台账与财务账之间存在差异,容易出现账目不清、账物不符、有账无实等情况。如果管理不到位,容易出现设备随意乱放、不该处置的设备非正常损毁、报废后没有及时进行妥善处置、设备丢失无人可追责等问题,导致设备损耗和国有资产流失。
设备质控体系不健全,导致质控难。医疗设备“重利用轻管理”现象广泛存在,质控意识不足、质控体系不完善,制约了医疗设备的管理质量。设备质控有较强的专业性,但医院内部质控专业人才匮乏。现阶段,较多医院在设备采购环节仅做采购设备类型和数量的记录,没有及时通过信息系统录入设备使用环境、养护要求、技术人员配备、经济效益、社会效益等信息。设备日常出借、使用、维修检测等信息也录入不及时,导致设备质控管理难以到位,无法第一时间防范设备临床使用过程中的风险。
专业人才不足,导致维保难。医院维保人才队伍存在人员不足、专业化程度相对不高、人员年龄断层、学历结构老化、分工不平衡等情况,不能很好地满足维修需求量大、设备更新迭代的技术要求。另外,医院以被动式应急性维修居多,维修周期长、效率低,响应不及时,影响设备正常使用和科室满意度。同时,医院设备缺乏维修系统前瞻性计划和定期保养,容易导致设备维修频率较高、临时仓促维修多、维保费用高、影响设备整体效率发挥等问题,增加了医院运营成本。
信息化程度不高,导致效益分析难。一是效益分析数据获取难。医疗设备使用科室人员人工填报设备运行数据并汇总,导致统计周期长。二是分析指标数据获取不规范,缺乏统计标准,数据统计不准确、不及时,无法真实反映设备运行状态并提供数据决策支持。三是院内信息系统互联互通程度不高,难以对大型医疗设备进行效益、效率的量化评估。
02 数字化管理带来革新 北京大学深圳医院聚焦医疗设备管理痛点,创新打造基于物联网信息技术的“设备全生命周期数字化管理”信息平台,大幅提升临床满意度,达到降本增效提质的目的。 思考 建立“设备全生命周期数字化管理”系统,均是聚焦解决医疗设备管理存在的“老大难”问题,除了建设过程复杂,还需要信息、医务、质控、设备、临床等各部门联动配合。因此,需要院领导高度重视,“一把手工程”高位推动,促进多部门联动,共同参与流程梳理和智慧化平台建设过程,才能够形成建设合力。 转载自“健康报”
招标采购信息化,购置高效透明。医院打通数据壁垒,及时响应科室购置需求,购置申报与招采系统一体,实现设备信息实时动态查询、设备购置计划全程溯源。投标资料电子化,节约人力和资源,并实现产品证件到期提前预警,实时自动生成采购结果,将整个招采过程缩短至1天。线上评标全程监控、可追溯,提高了工作效率和专业精确度,也使招标采购过程更透明公开。
资产档案电子化,资产管理更清晰。所有设备“一物一码”,数据可动态获取,可实时了解设备运行状态,以及库存、调配、折旧、维护、报废等动态信息管理。对生命支持急救类设备(近1000台套)等重点监测设备推进轨迹管理,医院约1.7万台套、近18亿的医疗设备资产均实现账物相符、管理清晰。
运行监控轨迹化,精准管理更高效。医院以急救类设备、超声影像设备为试点,推动物联网RFID自动识别技术应用,实现设备轨迹管理和运行监控全方位。远程精准定位,3D显示设备分布和所在楼层科室,当设备发出警报时,支持与院内摄像头联动,查看实时情况。设备实时轨迹管理,有效保障了设备资产安全,有助于紧急状态下管理部门及时了解设备状态,精准进行调配。实时监测设备在线运行状态,自动获取设备的总工作时间、停机时间、使用率、人员操作、医生工作量等运行状态信息,纳入绩效考核。
效益分析高效化,决策支撑更有力。医院以78台套、价值200万元以上的大型设备为介入点,通过信息平台统计分析开机时长、收益情况、阳性率、折旧情况、使用率、功能利用率、耗材支出、盈亏率等指标,实现设备效益计算的自动、准确、高效、实时,为医院设备引进及管理提供有效的决策依据。
计量质控管理自动化,医疗质量有保障。医院纳入强制检定设备及耗品近2000台件,通过数字化管理系统,自动生成设备计量检测计划、设置计量检测周期预警、计量证书管理、计量设备定位与监测管理、质控情况记录等,实现计量质控管理工作高效,大力保障了医院的医疗质量。
维修管理信息化,维修处理更主动。医院打造医疗设备“维护管理”线上全流程管理应用程序,嵌入企业微信和微信公众号,“微信扫码报修、工程师认领派工、维修检测、处理、维修验收评价”一站式在线报修解决,做到最晚30分钟响应,提高使用科室满意度。设备维修状态、历史维修情况、设备维修费用可供查阅,一目了然可追踪。实时智能监控设备运行情况,做到维修预警,让设备维修检测更主动。
维修保养社会化,实现设备维保降本增效。除大型影像类设备外,医院采用第三方社会化服务方式,实现维修外包,并依托院内维修流程管理信息化,提高为临床服务的反应速度,获得以下成效:年节省维修成本约200万元;优化人才队伍结构,医院自有维修人员减少一半,维修室工程师平均年龄从49.25岁降至32岁;维修费用与资产总值比率不足1%,在深圳全市三级综合医院里为最低;借助专业质控设备,开展医疗设备的预防性维修工作,延长设备使用寿命;维修标准化、制度化,过程痕迹100%追溯,形成完整的档案和记录,实现降本增效。
医疗设备管理是医院管理的重要组成部分,并最终服务于临床使用。每个医院均有自身的特殊性,“设备全生命周期数字化管理”要基于医院的实际情况,权衡好医院管理和临床需求两者的关系。在建设过程中,一方面要促进医院管理流程不断优化,效益不断提升;另一方面要牢牢把握住临床需求,对设备情况有效反馈,针对问题与使用科室共同探讨,立行立改,优化设备使用流程与科室内部管理,警惕出现顾此失彼或者“需求围着信息系统走”的情况。
紧跟互联网、物联网等最新信息技术趋势,建立医疗设备使用智慧管理平台。医疗设备管理部门前置规划,统一部署,将复杂多样的管理系统尽量统一到集约管理平台,进而提高管理效率。告别传统的台账式、静态、滞后的管理模式,转向“科学、有序、高效、全面、直观”的管理模式,利用有限的人力资源,依托动态数字化建设,增强医院管理能力。
文:北京大学深圳医院院长 陈芸
编辑:杨真宇 肖薇 张漠
审核:徐秉楠 闫龑